Hành chính văn phòng làm những công việc gì?
Hành chính văn phòng là công việc nhàn hạ, không phải hoạt động nhiều. Thực chất, nghề hành chính văn phòng có khá nhiều áp lực và nhiều công việc phải làm.
Nếu bạn đang có dự định tham gia vào công việc này tại Đồng Nai, hãy cùng dongnaijob.vn tìm hiểu kỹ hơn trong bài viết dưới đây nhé!
Nội Dung Chính
Nhân viên hành chính văn phòng làm những việc gì?
Hành chính văn phòng là bộ phận thực hiện các công việc liên quan đến thủ tục hành chính, lễ tân đón khách, phụ trách văn thư, hỗ trợ cho toàn thể nhân viên… Trong một số doanh nghiệp nhỏ, dựa vào tính chất công việc tương tự nhau. Ccác bộ phận như Hành chính – Nhân sự thường được xếp chung để thuận tiện cho việc trao đổi, hỗ trợ lẫn nhau. Các công việc hành chính văn phòng cụ thể đó là:
Quản lý hồ sơ, giấy tờ
- Tiếp nhận các công văn, văn bản, giấy tờ chuyển đến, giải quyết công việc trong thẩm quyền.
- Lưu trữ các dữ liệu, văn bản tài liệu của công ty.
- Tiếp nhận và xử lý các trường hợp báo cáo về tình trạng của nhân viên bao gồm: ốm đau, hiếu hỉ, thai sản…
- Theo dõi các nội quy nề nếp, văn hóa công ty.
- Lập và theo dõi chế độ đãi ngộ để đảm bảo quyền lợi cho nhân viên.
- In ấn các tài liệu cần thiết theo yêu cầu của các phòng ban.
Lên bảng lương, thưởng hàng tháng
- Lập bảng chấm công hàng tháng.
- Tính lương, thưởng hàng tháng và trình lên để lãnh đạo duyệt.
- Hỗ trợ bộ phận kế toán chi trả lương cho nhân viên.
Công tác lễ tân
- Nhận điện thoại, giao dịch với khách hàng.
- Đón tiếp khách trước khi bắt đầu làm việc với lãnh đạo.
- Hỗ trợ tài liệu, nước, thiết bị… cần thiết cho các cuộc họp trong công ty.
- Tổ chức các sự kiện với khách hàng hoặc trong nội bộ công ty.
Công tác quản lý tài sản, thiết bị
- Theo dõi các thiết bị, tài sản của công ty
- Lên kế hoạch bảo trì với máy móc cố định theo tháng quý
- Lên kế hoạch mua sắm các thiết bị bổ sung đảm bảo yêu cầu làm việc tốt nhất cho nhân viên.
- Lên danh sách các thiết bị văn phòng phẩm cần thiết cho công ty.
Quản lý hồ sơ nhân sự
- Lên kế hoạch tuyển dụng và tổ chức tuyển dụng nhân sự cho các phòng ban.
- Theo dõi nhân sự thử việc và tổ chức ký kết hợp đồng lao động.
- Theo dõi và có báo cáo cho lãnh đạo về tình hình nhân sự hàng tháng.
- Cập nhật và đảm bảo hồ sơ nhân viên đầy đủ theo quy định của pháp luật.
Yêu cầu của nhân viên hành chính văn phòng
Chính vì trách nhiệm trải đều trên các phương diện.Cho nên các Nhà tuyển dụng Đồng Nai khi tuyển dụng nhân viên văn phòng tại Biên Hòa thường đòi hỏi ứng viên đáp ứng những yêu cầu sau:
Tố chất cần có của một nhân viên văn phòng
Công việc hành chính văn phòng chỉ thích hợp với những người nhanh nhẹn, tháo vát và nhiệt tình. Ngoài ra, sự tỉ mỉ, chính xác, có quy củ, có tư duy khoa học và đầu óc sắp xếp. Cũng đều là những yếu tố cần thiết để trở thành nhân viên văn phòng hành chính. Thêm nữa, công việc hành chính khá nhẹ nhàng nhưng phải vận động thường xuyên. Vì vậy, bạn cần đảm bảo sức khỏe tốt để hoàn thành công việc này.
Kỹ năng cần có của một nhân viên văn phòng
Tương tự như vị trí nhân viên kế toán tại Đồng Nai. Các kỹ năng cần thiết như kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng hợp tác, làm việc nhóm, khả năng bao quát, tổng hợp, kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống, kỹ năng ngoại ngữ và kiến thức tin học văn phòng. Là những yêu cầu dành cho nhân viên hành chính văn phòng. Sở hữu càng nhiều kỹ năng như trên sẽ là một điểm cộng cho bạn. Khi nộp CV ứng tuyển vào bộ phận hành chính văn phòng của các doanh nghiệp
Kinh nghiệm của một nhân viên văn phòng
Sự đa năng của ứng viên luôn được đề cao khi lựa chọn nhân sự cho vị trí nhân viên văn phòng. Vì vậy, ứng viên đã có kinh nghiệm và từng đảm nhận nhiều công việc khác nhau như thư ký, nhân sự, quan hệ đối ngoại, tiếp thị, kinh doanh,…sẽ được đánh giá cao hơn và cơ hội được nhận việc cũng sẽ khả quan hơn so với những ứng viên khác.
Cơ hội phát triển cho nhân viên hành chính văn phòng
Thực tế nghề hành chính, văn phòng mở ra rất nhiều “đất diễn” cho nhân viên phát triển. Với cơ hội thăng tiến công việc khá tốt theo lộ trình rất rõ ràng. Có thể chia nhân viên hành chính văn phòng thành 3 cấp bậc với mức lương ở mỗi cấp bậc có sự phân cấp rõ. Đi kèm với những yêu cầu chuyên môn khắt khe hơn:
Cấp bậc nhân viên
Mức lương ở cấp bậc này khoảng từ 5,5 – 12 triệu VNĐ, bao gồm các vị trí:
- Nhân viên tiếp tân: thực hiện các công việc tương tự vị trí việc làm lễ tân tại Đồng Nai như đón tiếp khách, xử lý thông tin cấp thấp,…
- Nhân viên hỗ trợ hành chính: lưu trữ hồ sơ, thư tín, soạn thảo, đánh máy,…
Cấp bậc thư ký
Mức lương nhận được ở cấp bậc này khoảng 8,5 – 14,5 triệu VNĐ. Đi kèm với những yêu cầu nghiệp vụ chuyên môn cao hơn, có đầu óc sáng tạo, biết phân tích, phán đoán tình huống. Vị trí này thường thuộc về người đã có kinh nghiệm làm việc từ 1 năm trở lên. Các vị trí có thể làm bao gồm:
- Trợ lý riêng (Personal Assistant): hỗ trợ giám đốc trong lĩnh vực chuyên ngành, soạn thảo văn bản, sắp xếp lịch làm việc,…
- Thư ký tổng quát (General Secretary): thực hiện các công việc hành chính văn phòng tổng quát, quản trị hồ sơ,…
Cấp bậc quản trị
- Nhân viên hành chính văn phòng: có mức lương khoảng 9 – 25 triệu VNĐ. Ứng viên đảm nhận vị trí này cần phải có trình độ chuyên môn cao, hiểu biết rộng rãi về nhiều lĩnh vực. Tốt nghiệp các ngành ngôn ngữ, nhân sự, quản trị kinh doanh,… với kinh nghiệm làm việc trong ngành từ ít nhất 2 năm trở lên.
- Trưởng phòng/giám đốc hành chính: mức lương có thể đạt được lên đến 25 – 55 triệu VNĐ. Phải là những ứng viên có kỹ năng và tố chất của một nhà quản trị. Có trình độ chuyên môn rất cao, kinh nghiệm làm việc từ 4 năm trở lên.
Tìm việc làm hành chính văn phòng tại Đồng Nai ở đâu?
Cũng như việc làm nhân sự tại Đồng Nai. Công việc văn phòng ở bất cứ doanh nghiệp, tổ chức nào cũng cần đến. Vì vậy chắc chắn bạn sẽ kiếm được nhiều công việc tốt cho mình. Dựa trên các mối quan hệ từ người thân, bạn bè giới thiệu. Là một trong những cách tìm việc làm an toàn và hiệu quả nhất cho ứng viên
Bên cạnh đó, có rất nhiều nhà tuyển dụng đăng tải các thông tin tuyển trên website dongnaijob.vn. Vì thế, ứng viên có rất nhiều sự lựa chọn cho công việc nhân viên văn phòng.Ngoài ra, bạn còn có thể tìm kiếm việc làm tại Đồng Nai với những ngành nghề khác. Thông tin được cập nhật liên tục đã qua kiểm soát. Giúp hạn chế các rủi ro cho người lao động. Đem lại cho bạn nhiều sự lựa chọn tốt khi tìm kiếm việc làm.
